Was kostet KI im Unternehmen? Die vier Kostenblöcke, offen gerechnet

Wir nennen hier keine Pauschalpreise. Nicht aus Taktik, sondern weil dieselbe Beschreibung eines KI-Projekts je nach Datenlage das Zehnfache kosten kann. Was wir stattdessen tun: die vier Kostenblöcke benennen, zeigen, was den Preis nach oben und unten treibt, und Ihnen die Fragen geben, mit denen Sie jedes Angebot prüfen können — auch unseres.

Die vier Kostenblöcke

1. Modellkosten (laufend). Was das Sprachmodell pro Anfrage kostet. Bei typischen Aufgaben im Mittelstand sind das wenige Cent pro Vorgang. Dieser Block überrascht die meisten in die andere Richtung: Er ist fast immer der kleinste. Wer die Entscheidung über ein KI-Projekt am Preis pro Anfrage aufhängt, rechnet die falsche Spalte.

2. Aufbau (einmalig). Der eigentliche Aufwand: Wissensquellen aufbereiten, Schnittstellen zu Ihren Systemen bauen, Regeln und Grenzen festlegen, mit echten Fällen testen, Qualität messen. Je nach Aufgabe sind das Tage bis Wochen. Für die Größenordnung: Ein Chatbot für die Website mit überschaubarer Wissensbasis ist in drei bis sechs Wochen produktiv, ein Pilot für einen abgegrenzten Arbeitsschritt in vier bis acht Wochen.

3. Betrieb (laufend). Hosting, Überwachung, Pflege der Wissensbasis, Nachschärfen anhand der Fälle, in denen das System übergibt. Ohne diesen Block verfällt die Qualität nach wenigen Monaten, weil Produktdaten und Richtlinien sich ändern.

4. Ihre eigene Zeit. Abstimmung, Entscheidungen, Freigaben, Daten aufräumen. Der am häufigsten unterschätzte Block. In Projekten, die aus dem Zeitplan laufen, liegt die Ursache fast nie beim Entwickler, sondern bei einer Entscheidung, auf die gewartet wird.

Rechnen Sie selbst

Sie brauchen drei Zahlen, die Sie alle kennen oder in einer Stunde erheben können:

Fälle pro Monat. Wie oft kommt der Vorgang vor, den die KI übernehmen soll?
Zeit pro Fall heute. In Minuten, gemessen, nicht geschätzt.
Ihr interner Stundensatz — oder der Tagessatz des Dienstleisters, wenn Sie den Aufbau vergeben.

Daraus ergibt sich beides: der Nutzen (Fälle × Zeit × Satz, das ist die Ersparnis pro Monat) und die Investition (Aufbauwochen × Tagessatz). Wenn die Ersparnis pro Monat die Investition nicht innerhalb eines Jahres schlägt, ist es das falsche erste Projekt — dann nehmen Sie einen Vorgang mit mehr Fällen.

Diese Rechnung ist wichtiger als jeder Preisvergleich. Ein Projekt, das sich in sieben Monaten bezahlt, ist günstig — egal, welche Zahl darauf steht. Ein Projekt, das nichts einspart, ist teuer, auch wenn es wenig kostet.

Was den Preis nach oben treibt

Fehlende Schnittstellen. Was in der Produktbeschreibung „API“ heißt, ist manchmal ein nächtlicher CSV-Export. Fehlt die Schnittstelle ganz, ist das erste Projekt deren Bau.
Schlechte Datenqualität. Dubletten, fehlende Felder, drei Schreibweisen desselben Kunden, Richtlinien in vier Versionen. Die KI macht diese Mängel nicht weg, sie macht sie sichtbar.
Viele Sonderfälle. Jede Ausnahme ist eine Regel, ein Test und ein Risiko.
Anforderungen an den Ort der Verarbeitung. EU-Hosting oder eigene Infrastruktur sind machbar und manchmal nötig, kosten aber Aufbau und Betrieb. Siehe Welche KI ist DSGVO-konform?
Hochrisiko-Anwendungen nach der EU-KI-Verordnung, etwa bei Personalentscheidungen: zusätzliche Pflichten, zusätzliche Dokumentation.
Viele Beteiligte ohne Entscheider. Fünf Meinungen, keine Freigabe.
Großer Zuschnitt. „Übernimm den Kundenservice“ statt „beantworte Statusanfragen“.

Was ihn senkt

Eine enge Aufgabe. Ein Vorgang, ein messbares Ergebnis.
Vorhandene Schnittstellen. Shop, Warenwirtschaft oder CRM mit nutzbarer API verkürzen den Aufbau erheblich.
Feste Regeln, wo sie reichen. Nicht jede Automatisierung braucht ein Sprachmodell — siehe KI-Agent, Chatbot oder feste Regel?
Pilot statt Vollausbau. Erst messen, dann ausbauen oder abschalten.
Innen anfangen. Ein Assistent für das eigene Team ist günstiger und risikoärmer als ein Auftritt nach außen.

Zu „ab 99 Euro im Monat“

Solche Angebote gibt es, und sie sind nicht unseriös — sie liefern nur etwas anderes, als die meisten erwarten. Üblich ist ein Standard-Chatbot, der Ihre Website liest. Er kennt Ihre Systeme nicht: keine Statusauskunft, keine Produktfrage aus Ihrem Katalog, keine Änderung an einer Bestellung. Als Einstieg kann das passen. Nur entlastet es Ihr Service-Team nicht, weil genau die häufigsten Fragen Systemzugriff brauchen.

Umgekehrt gilt: Wer für einen Chatbot einen fünfstelligen Betrag nennt, ohne Ihre Datenlage gesehen zu haben, hat genauso geraten.

Die acht Fragen, mit denen Sie jedes Angebot prüfen

Welche Aufgabe genau, und woran messen wir nach vier Wochen, ob es funktioniert?
Welche meiner Systeme werden angebunden, und wurde geprüft, dass die Schnittstellen das hergeben?
Was passiert, wenn das System unsicher ist — erfindet es, oder gibt es ab?
Wer trägt die Verantwortung für eine falsche Antwort, und welche Freigabestufen gibt es?
Wo werden die Daten verarbeitet, und liegt ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung vor?
Was kostet der Betrieb im Monat, getrennt nach Modellkosten, Hosting und Betreuung?
Wem gehören Quellcode, Daten und Protokolle am Ende?
Was passiert, wenn wir nach dem Pilot abschalten wollen?

Fragen 2 und 5 trennen in unserer Erfahrung die belastbaren Angebote von den hoffnungsvollen.

Warum wir keine Preisliste veröffentlichen

Weil wir sie nicht einhalten könnten. Zwei Kunden mit demselben Satz — „wir wollen einen Chatbot, der unsere Kunden zum Lieferstatus informiert“ — unterscheiden sich um den Faktor zehn, je nachdem, ob die Warenwirtschaft eine Schnittstelle hat oder nicht.

Was wir dafür zusagen: Nach einem Gespräch von etwa 30 Minuten, in dem wir vier Dinge fragen (welche Aufgabe, welche Systeme, welche Datenlage, wer entscheidet), nennen wir eine Spanne und einen Festpreis für den Pilot. Und wir sagen auch, wenn sich das Projekt aus unserer Sicht nicht rechnet.

Das Erstgespräch kostet nichts: Kontakt. Was in einem Pilot passiert, steht auf KI-Implementierung; wie wir die passende erste Aufgabe finden, auf KI-Beratung.

Häufige Fragen

Was kostet ein KI-Chatbot für Unternehmen?

Die laufenden Modellkosten liegen bei typischen Aufgaben im Mittelstand bei wenigen Cent pro Vorgang — das ist der kleinste Posten. Der Aufwand steckt im Aufbau: Aufbereitung der Wissensquellen, Anbindung an Ihre Systeme, Regeln und Tests. Ein Chatbot für die Website mit überschaubarer Wissensbasis ist in drei bis sechs Wochen produktiv; daraus und aus dem Tagessatz Ihres Dienstleisters ergibt sich Ihre Zahl.

Warum nennt ihr keine Preisliste?

Weil dieselbe Beschreibung je nach Datenlage das Zehnfache kosten kann. Entscheidend sind drei Dinge, die wir vorher nicht kennen: ob Ihre Systeme nutzbare Schnittstellen haben, in welchem Zustand Ihre Daten sind, und wie viele Sonderfälle Ihr Ablauf hat. Nach einem Gespräch von 30 Minuten können wir eine belastbare Spanne nennen, vorher wäre jede Zahl geraten.

Was ist der größte versteckte Kostenblock?

Ihre eigene Zeit. Abstimmung, Entscheidungen, Freigaben, Datenaufräumen. In den Projekten, die aus dem Zeitplan laufen, liegt die Ursache fast nie beim Entwickler, sondern bei einer Entscheidung, auf die gewartet wird.

Sind günstige Monatspauschalen für KI-Chatbots sinnvoll?

Nur wenn Sie wissen, was fehlt. Für einen festen Monatsbetrag bekommen Sie meist einen Standard-Chatbot, der Ihre Website liest, aber nicht Ihre Systeme kennt — er beantwortet keine Statusfrage und keine Produktfrage aus Ihrem Katalog. Das kann als Einstieg passen. Rechnen Sie nur nicht damit, dass es Ihr Service-Team entlastet.