KI-Implementierung: vom Anwendungsfall zum laufenden System

Was KI-Implementierung bei 404MEDIA bedeutet

Eine Demo mit ChatGPT ist in einer Stunde gebaut. Ein System, das im Unternehmen zuverlässig arbeitet, ist etwas anderes. Es muss an echte Daten angebunden sein, mit unvollständigen Eingaben umgehen, Fehler erkennen, Ergebnisse protokollieren und für die Menschen bedienbar sein, die damit arbeiten. Genau das bauen wir.

404MEDIA implementiert Künstliche Intelligenz in bestehende Systeme: Online-Shops, Warenwirtschaften, CRM, E-Mail, Ticketsysteme, Datenbanken, interne Anwendungen. Wir arbeiten für mittelständische Unternehmen in Potsdam, Berlin, Brandenburg und ganz Deutschland. Die meisten Projekte beginnen mit einer KI-Beratung, die den Anwendungsfall und den Nutzen festlegt.

Was wir implementieren

• Anbindung von Sprachmodellen an E-Mail, Shop, CRM, Warenwirtschaft, Ticketsystem, Dateiablage und Datenbanken. Das Modell bekommt die Daten, die es braucht, und nur diese.
• Datenaufbereitung. Dokumente, Produktdaten, Handbücher und Wissensquellen werden so strukturiert und bereinigt, dass das Modell damit zuverlässig arbeitet. Das ist oft der größte Teil der Arbeit und entscheidet über die Qualität.
• Prompt- und Workflow-Design. Klare Anweisungen, Beispiele, Prüfschritte, Freigabestufen und Protokollierung. Jeder Schritt ist nachvollziehbar.
• Schnittstellen. REST-APIs, Webhooks, Automatisierungen mit Werkzeugen wie n8n oder eigenen Diensten. Stabil, mit Fehlerbehandlung und Wiederholung bei Ausfällen.
• Oberflächen. Wenn Menschen mit dem System arbeiten: Prüfansichten, Freigabe-Dialoge, Suchmasken, Chat-Oberflächen, eingebaut in Ihre vorhandenen Werkzeuge oder als eigene Web-Anwendung.
• Tests und Qualitätssicherung. Testfälle aus echten Daten, Messung der Trefferqualität, dokumentierte Grenzen. Wir wissen vor dem Go-Live, wie gut das System ist.
• Schulung und Übergabe. Ihr Team versteht, was das System tut, wo es Fehler machen kann und wie es bedient wird. Dokumentation und Zugänge gehören Ihnen.

Typische Projekte

Fünf wiederkehrende Projektarten, jede mit eigenem Zuschnitt an Daten, Prüfschritten und Systemen.

Anfragen im Posteingang. Eingehende E-Mails werden klassifiziert, mit Informationen aus CRM und Auftragssystem angereichert und mit einem Antwortentwurf an die zuständige Person weitergeleitet. Die Person prüft, ändert und sendet.

Produktdaten im Shop. Aus Herstellerdaten, Datenblättern und Bildern entstehen Produktbeschreibungen, Attribute und SEO-Texte. Ein Prüfschritt meldet Lücken und Widersprüche. Freigegebene Daten gehen per Schnittstelle in PrestaShop, Shopware, WooCommerce oder Shopify.

Dokumente auslesen. Rechnungen, Lieferscheine, Verträge und Formulare werden erfasst, geprüft und in Buchhaltung oder Warenwirtschaft übertragen. Mit Plausibilitätsprüfung und Freigabe bei Abweichungen.

Wissen durchsuchbar machen. Handbücher, Richtlinien, Protokolle und Tickets werden zu einer Wissensbasis, die Mitarbeitende und Kunden per Frage durchsuchen. Mehr dazu unter KI-Chatbots mit eigenem Wissen.

KI in eigener Software. Software-Anbieter bauen mit uns KI-Funktionen in ihr Produkt ein: Textvorschläge, Klassifikation, Zusammenfassungen, Datenanreicherung. Mehr dazu unter SaaS- und Software-Entwicklung.

Vorgehen: Pilot mit Festpreis

1. Anwendungsfall festlegen. Aus der Beratung oder im Erstgespräch. Was geht rein, was kommt raus, wer prüft, woran messen wir den Erfolg.
2. Angebot mit festem Umfang. Laufzeit, Leistungen, Preis. Sie wissen vorher, was Sie bekommen.
3. Daten und Zugänge. Wir sichten die Daten und richten die Anbindung an Ihre Systeme ein, zunächst lesend.
4. Aufbau und Tests. Entwicklung auf einem Testsystem, Testfälle aus echten Daten, Messung der Qualität, Anpassung.
5. Einführung mit Begleitung. Go-Live mit menschlicher Kontrolle in den ersten Wochen. Freigabestufen werden gelockert, wenn die Qualität nachweislich stimmt.
6. Messung und Entscheidung. Nach der Pilotphase liegt der Nutzen in Zahlen vor: Stunden, Reaktionszeit, Fehlerquote, Umsatz. Sie entscheiden über Ausbau und Betrieb.

Technik und Anbieter

Wir arbeiten mit den Modellen von Anthropic, OpenAI und Mistral sowie mit offenen Modellen wie Llama, die auf eigener oder europäischer Infrastruktur laufen. Die Auswahl hängt von drei Fragen ab: Wie gut löst das Modell die Aufgabe? Was kostet es bei realistischem Volumen? Wo dürfen die Daten verarbeitet werden?

Die Architektur bauen wir so, dass das Modell austauschbar bleibt. Prompts, Datenaufbereitung und Prüfschritte liegen in Ihrem Code, nicht beim Anbieter. Wechselt der Markt, wechseln Sie mit, ohne von vorn zu beginnen.

Für Automatisierungen setzen wir je nach Fall auf eigene Dienste in PHP oder Node.js mit TypeScript oder auf Werkzeuge wie n8n, wenn Ihr Team die Abläufe später selbst pflegen will.

Datenschutz und EU-KI-Verordnung

Datenschutz ist Teil des Entwurfs, nicht ein Nachtrag. Vor dem Start klären wir, welche personenbezogenen Daten das System berührt und ob sie überhaupt an ein Modell übergeben werden müssen. Oft reicht es, Daten zu pseudonymisieren oder nur die nötigen Felder zu übermitteln.

Mit Cloud-Anbietern schließen wir Verträge zur Auftragsverarbeitung und wählen Einstellungen, die ein Training mit Ihren Daten ausschließen. Wo das nicht reicht, betreiben wir Modelle auf Servern in Deutschland oder der EU. Die Pflichten aus der EU-KI-Verordnung, zum Beispiel Kennzeichnung, Dokumentation und Schulung, setzen wir im Projekt um und dokumentieren sie für Sie.

Betrieb nach dem Pilot

Ein KI-System braucht Pflege: Modelle ändern sich, Daten ändern sich, neue Fälle tauchen auf. Wir bieten den Betrieb als laufende Betreuung an: Monitoring der Qualität und Kosten, Updates, Anpassung der Prompts, Erweiterung um neue Fälle. Alternativ übergeben wir an Ihr Team mit Dokumentation und Einweisung.

Warum 404MEDIA

Wir sind Entwickler. Wir kennen Shopsysteme, Warenwirtschaften und Schnittstellen von innen, weil wir seit vielen Jahren Software und Shops bauen und eigene SaaS-Produkte betreiben. Ein KI-Projekt scheitert selten am Modell. Es scheitert an schlechten Daten, instabilen Schnittstellen und fehlender Einführung. Genau diese Dinge beherrschen wir.

Verwandt: KI-Agenten und Automatisierung, KI-Chatbots, KI-Beratung.

Häufige Fragen

Mit welchen KI-Anbietern arbeitet ihr?

Mit Anthropic (Claude), OpenAI, Mistral und offenen Modellen wie Llama. Die Wahl hängt von Aufgabe, Datenschutz und Kosten ab. Wir bauen so, dass der Anbieter später austauschbar bleibt.

Wo liegen meine Daten?

Dort, wo Sie es festlegen. Bei Bedarf in der EU oder auf Ihrer eigenen Infrastruktur. Für Cloud-Modelle schließen wir Verträge zur Auftragsverarbeitung und nutzen Einstellungen, die ein Training mit Ihren Daten ausschließen.

Wie lange dauert ein Pilotprojekt?

Vier bis acht Wochen für einen klar abgegrenzten Anwendungsfall, vom Start bis zum laufenden System mit Messung des Nutzens. Die Dauer legen wir vorher fest.

Was passiert, wenn das Modell falsche Ergebnisse liefert?

Wir messen die Qualität vor dem Go-Live mit echten Testfällen und bauen Prüfschritte ein: Regeln, Plausibilitätschecks und Freigabe durch Menschen, wo es nötig ist. Fehler werden protokolliert und fließen in die Verbesserung ein.

Können wir das System später selbst weiterentwickeln?

Ja. Sie bekommen Quellcode, Prompts, Dokumentation und Zugänge. Wir schulen Ihr Team. Auf Wunsch übernehmen wir Betrieb und Weiterentwicklung als laufende Betreuung.