KI-Beratung: erst der Nutzen, dann die Technik

Warum eine KI-Beratung vor dem ersten Projekt sinnvoll ist

Künstliche Intelligenz ist in den meisten Unternehmen angekommen, aber oft nur als Werkzeug einzelner Mitarbeitender. Jemand nutzt ChatGPT für E-Mails, jemand anderes lässt Texte übersetzen. Ein echter Nutzen für das Unternehmen entsteht erst, wenn KI in die Prozesse eingebaut ist: dort, wo täglich Anfragen eingehen, Dokumente geprüft werden, Produktdaten gepflegt werden oder Berichte entstehen.

Die Frage ist nicht, ob KI eingesetzt werden kann. Die Frage ist, an welcher Stelle sie den größten Nutzen bringt, was das kostet, welche Risiken bestehen und wie der Datenschutz gewahrt bleibt. Genau diese Fragen beantwortet die KI-Beratung von 404MEDIA. Sie ist der erste Schritt vor jeder KI-Implementierung, kann aber auch für sich stehen.

Für wen die KI-Beratung gedacht ist

• Geschäftsführung im Mittelstand, die entscheiden muss, ob und wo investiert wird, und dafür belastbare Zahlen braucht.
• Abteilungsleitung in Vertrieb, Service, Verwaltung oder E-Commerce, die wiederkehrende Aufgaben entlasten will.
• Shop-Betreiber, die Produktdaten, Kundenanfragen oder Content in großem Umfang bearbeiten.
• Unternehmen mit sensiblen Daten, zum Beispiel aus Gesundheit, Recht, Finanzen oder Industrie, die wissen müssen, welche KI-Nutzung rechtlich zulässig ist.
• Software-Anbieter, die KI-Funktionen in ihr eigenes Produkt einbauen wollen.

Ablauf der KI-Beratung

1. Vorgespräch (kostenlos, 30 Minuten). Wir klären Ziel, Umfang und Teilnehmende. Sie bekommen ein Angebot mit festem Preis.
2. Workshop (halber Tag). Vor Ort in Potsdam, Berlin, Brandenburg oder per Videokonferenz. Wir gehen Ihre Prozesse durch und sammeln alle Aufgaben, die Zeit kosten, Fehler erzeugen oder liegen bleiben. Dabei schauen wir auch auf Ihre Systeme: Shop, Warenwirtschaft, CRM, Ticketsystem, Dateiablage.
3. Bewertung. Für jeden Anwendungsfall bewerten wir den Nutzen in Stunden oder Euro, den Aufwand für Einführung und Betrieb, die Datenlage, das Risiko bei Fehlern und die Anforderungen aus Datenschutz und KI-Verordnung.
4. Plan. Sie erhalten ein Dokument mit den zwei oder drei besten Anwendungsfällen als Pilotprojekt: Umfang, Zeitplan, Kosten, Messgrößen für den Erfolg. Dazu eine Liste der Fälle, die wir bewusst nicht empfehlen, mit Begründung.
5. Vorstellung und Entscheidung. Wir stellen den Plan Ihrem Team vor und beantworten Fragen. Sie entscheiden, ob und womit Sie starten. Der Plan gehört Ihnen, auch wenn Sie ihn mit einem anderen Dienstleister umsetzen.

Was im Plan steht

• Beschreibung jedes Anwendungsfalls in einfacher Sprache: Was geht rein, was kommt raus, wer prüft.
• Nutzenrechnung: eingesparte Stunden pro Woche, kürzere Reaktionszeiten, vermiedene Fehler, zusätzlicher Umsatz.
• Technische Skizze: welche Systeme angebunden werden, welches Modell infrage kommt, ob Cloud oder eigene Infrastruktur.
• Datenschutz: welche Daten verarbeitet werden, wo sie liegen, welche Verträge nötig sind.
• Einstufung nach der EU-KI-Verordnung und daraus folgende Pflichten, zum Beispiel Transparenzhinweise oder Dokumentation.
• Kosten: Einführung, laufender Betrieb, Modellkosten pro Monat bei realistischem Volumen.
• Risiken und wie sie begrenzt werden: Freigabestufen, Protokollierung, Testphase mit menschlicher Kontrolle.

Themen, die wir mitdenken

Datenschutz und DSGVO. Welche personenbezogenen Daten berührt der Anwendungsfall? Wir prüfen, ob eine Verarbeitung durch Cloud-Anbieter zulässig ist, welche Auftragsverarbeitungsverträge nötig sind und ob ein Modell auf eigener Infrastruktur die bessere Wahl ist. Für Fälle mit besonders sensiblen Daten planen wir von Anfang an mit lokalen oder EU-gehosteten Modellen.

EU-KI-Verordnung (AI Act). Die Verordnung gilt stufenweise seit 2025. Die meisten Anwendungsfälle im Mittelstand fallen in die Kategorie mit geringem Risiko. Trotzdem gibt es Pflichten, zum Beispiel die Kennzeichnung von KI-Chatbots und die Schulung der Mitarbeitenden. Wir ordnen Ihren Fall ein und nennen die konkreten Pflichten.

Anbieterwahl. Anthropic, OpenAI, Mistral oder offene Modelle wie Llama: Die Wahl hängt von Aufgabe, Qualität, Preis und Datenschutz ab. Wir empfehlen immer eine Architektur, bei der der Anbieter später austauschbar bleibt.

Betriebskosten. Viele Projekte scheitern nicht an der Einführung, sondern an den laufenden Kosten. Wir rechnen die Modellkosten mit realistischen Volumen durch und zeigen, wo günstigere Modelle oder Zwischenspeicher sinnvoll sind.

Akzeptanz im Team. KI ersetzt selten ganze Stellen, aber sie verändert Aufgaben. Wir beziehen die Menschen ein, die mit dem System arbeiten werden, und planen Schulung und Einführung mit.

Typische Ergebnisse aus Beratungen

Eine Auswahl aus abgeschlossenen Beratungen, nach Branche sortiert.

Branche	Gefundener Anwendungsfall	Nutzen
Online-Handel	Produktbeschreibungen aus Herstellerdaten erzeugen und prüfen	Vollständiger Katalog in Wochen statt Monaten
Dienstleistung	Eingehende Anfragen klassifizieren und Antwortentwürfe erstellen	Reaktionszeit von Tagen auf Stunden
Industrie	Technische Dokumente durchsuchbar machen, Fragen aus dem Service beantworten	Weniger Rückfragen an die Entwicklung
Verwaltung	Rechnungen und Lieferscheine auslesen und in die Buchhaltung übertragen	Weniger manuelle Erfassung, weniger Fehler

Die Zahlen sind Beispiele aus Beratungen und Projekten. Für Ihr Unternehmen rechnen wir mit Ihren Daten.

Was die KI-Beratung nicht ist

Kein Vortrag über die Zukunft der Arbeit. Keine Liste mit hundert Tools. Keine Empfehlung, die auf einen bestimmten Anbieter festlegt. Die Beratung ist praktisch, konkret und auf Ihr Unternehmen bezogen. Wenn das Ergebnis lautet, dass eine einfache Automatisierung ohne Sprachmodell reicht, steht genau das im Plan.

Warum 404MEDIA

Wir beraten nicht nur, wir bauen. Seit vielen Jahren entwickeln wir Software, Online-Shops und Schnittstellen und betreiben eigene SaaS-Produkte. Wir wissen, wie Daten in Warenwirtschaften und Shopsystemen aussehen, wie Schnittstellen scheitern und was ein System im Alltag aushalten muss. Diese Erfahrung macht die Beratung realistisch. Und sie sorgt dafür, dass der Plan nach der Beratung nicht in der Schublade landet, sondern als Pilot umgesetzt werden kann.

Nächster Schritt nach der Beratung: KI-Implementierung. Verwandte Leistungen: KI-Agenten und Automatisierung, KI-Chatbots mit eigenem Wissen.

Häufige Fragen

Brauche ich für KI eine eigene IT-Abteilung?

Nein. Viele Anwendungsfälle laufen als Dienst, den wir für Sie betreiben oder der sich in bestehende Werkzeuge wie E-Mail, Shop oder Warenwirtschaft einfügt. Wir planen so, dass Ihr Team es bedienen kann.

Was kostet eine KI-Beratung?

Der Einstieg ist ein Workshop von einem halben Tag mit anschließender Bewertung und Plan. Dafür nennen wir vorab einen festen Preis. Die Beratung ist nicht an eine spätere Umsetzung durch uns gebunden.

Wie lange dauert es bis zum Plan?

In der Regel zwei bis drei Wochen vom Workshop bis zur Vorstellung des Plans. Bei vielen Standorten oder Abteilungen etwas länger.

Muss ich schon wissen, wo ich KI einsetzen will?

Nein. Die meisten Kunden kommen mit einer vagen Idee oder mit Druck aus der Geschäftsführung. Genau dafür ist der Workshop da: Wir sammeln die Aufgaben, die Zeit kosten, und bewerten gemeinsam, wo KI hilft und wo nicht.

Was ist, wenn KI für mein Unternehmen nicht sinnvoll ist?

Dann sagen wir das. Manchmal löst eine einfache Automatisierung ohne Sprachmodell das Problem besser und günstiger. Der Plan enthält dann diese Empfehlung.