Software entwickeln lassen: was es wirklich kostet

Individualsoftware hat keinen Listenpreis. Bezahlt wird Aufwand: Personentage mal Satz. Den Satz können Sie nachschlagen — der Freelancer-Kompass 2026 von freelancermap weist für die Gruppe Software- und Webentwicklung einen Median von 90 Euro pro Stunde aus, bei 356 Befragten in dieser Gruppe und 1.310 Teilnehmern der Studie im DACH-Raum. Die Zahl, an der ein Angebot kippt, ist die andere: die Menge der Tage. Wer die Posten dahinter lesen kann, kann zwei Angebote vergleichen, die sich um den Faktor drei unterscheiden — und sagen, warum.

Rechnen Sie in Tagen, nicht in Preisen

Aus dem Median von 90 Euro ergeben sich bei acht Stunden rund 720 Euro pro Personentag. Ein Vorhaben mit 40 Personentagen liegt damit in der Größenordnung von 29.000 Euro, eines mit 120 Tagen bei etwa 86.000 Euro. Das ist eine Hochrechnung aus einem Marktwert für Freiberufler, nicht unser Satz und keine Preisauskunft: Agenturen liegen über diesem Wert, weil Projektleitung, Test, Dokumentation und Vertretung im Krankheitsfall mitfinanziert werden; Anbieter mit Entwicklung im Ausland liegen darunter, verlagern aber Abstimmungsaufwand zu Ihnen.

Der praktische Nutzen dieser Rechnung liegt in der Umkehrung. Nennt ein Anbieter eine Summe, teilen Sie sie durch 720 Euro. Kommen bei einer Anwendung mit zwölf Masken, drei Rollen und einer ERP-Schnittstelle 18 Personentage heraus, hat jemand den Test und die Einführung nicht eingeplant. Kommen 400 Tage heraus, wird ein Produkt gebaut, wo ein Werkzeug reichen würde.

Woraus sich der Aufwand zusammensetzt

Die folgenden Anteile sind Erfahrungswerte aus unseren eigenen Projekten, keine Studie. Die Spannen summieren sich auf mehr als 100 Prozent, weil sie sich gegenseitig verschieben: Viele Schnittstellen drücken den Anteil der Oberfläche, ein reines Formularwerkzeug drückt den Anteil der Schnittstellen.

Posten	Anteil am Gesamtaufwand	Woran Sie erkennen, dass er fehlt
Analyse und Fachkonzept	10–15 %	Das Angebot beschreibt Technik, aber keinen Arbeitsablauf
Oberflächengestaltung	5–10 %	Keine Rede von Masken, Listen, Suchen, Fehlermeldungen
Umsetzung	40–50 %	Nur dieser Posten ist überhaupt genannt
Schnittstellen	5–20 %	„Anbindung an Ihr ERP“ ohne Angabe, welche Schnittstelle geprüft wurde
Test und Qualitätssicherung	15–25 %	Kein Testkonzept, keine Testdaten, keine Abnahmekriterien
Einführung, Datenübernahme, Schulung	5–15 %	Der Termin heißt „Livegang“, nicht „Umstellung“

Betrieb und Pflege stehen bewusst nicht in dieser Tabelle. Sie beginnen nach der Abnahme und sind ein eigener, laufender Posten — siehe weiter unten.

Die fünf größten Aufwandstreiber

1. Zahl der Rollen und Rechte. Eine Anwendung für eine Benutzergruppe ist ein Bruchteil dessen, was eine Anwendung mit Sachbearbeitung, Freigabe, Revision und externem Lesezugriff kostet. Jede Rolle vervielfacht die Oberflächen, die Testfälle und die Sonderfälle an den Rändern — wer darf einen freigegebenen Vorgang noch ändern, und was passiert dann mit dem Protokoll?

2. Schnittstellen zu Fremdsystemen. Der teuerste Satz in Angeboten lautet „Anbindung an Ihr bestehendes System“. Prüfen Sie vorher, was Ihr Anbieter tatsächlich liefert: eine dokumentierte Schnittstelle, einen Datenbankzugriff oder einen nächtlichen CSV-Export. Zwischen diesen drei Fällen liegen Wochen, nicht Tage. Für die Richtung dieser Projekte hilft der Beitrag Prozesse digitalisieren: 10 Beispiele aus dem Mittelstand.

3. Datenübernahme aus Altsystemen. Die Migration wird fast immer zu klein geschätzt, weil niemand den Zustand der Altdaten kennt. Dubletten, drei Schreibweisen desselben Kunden, Pflichtfelder, die historisch leer sind: Jeder dieser Fälle braucht eine Entscheidung, und Entscheidungen brauchen Ihre Zeit, nicht nur die des Entwicklers.

4. Nachweis- und Prüfpflichten. Sobald Ihre Software steuerlich relevante Aufzeichnungen führt, gelten die Aufbewahrungsfristen aus § 147 AO: zehn Jahre für Bücher und Aufzeichnungen, acht Jahre für Buchungsbelege. Nach § 147 Absatz 2 AO müssen die Daten während der ganzen Frist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein. Das ist kein Haken im Pflichtenheft, sondern Archivierung, Protokollierung und Exportfunktionen. Richtet sich die Anwendung an Verbraucher, kommt das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz hinzu: Es gilt seit dem 28. Juni 2025 unter anderem für Dienstleistungen im elektronischen Geschäftsverkehr.

5. Mobile Nutzung. „Soll auch auf dem Handy laufen“ ist je nach Lesart ein kleiner oder ein doppelter Posten. Eine Oberfläche, die sich auf kleinen Bildschirmen anständig verhält, ist Fleißarbeit. Eine App mit Offline-Betrieb, Kamera, Push und zwei App-Stores ist ein zweites Projekt mit eigener Pflege.

Festpreis oder Abrechnung nach Aufwand

Der Festpreis verschiebt das Mengenrisiko zum Anbieter — und der bezahlt sich dieses Risiko mit einem Zuschlag. Dieser Zuschlag ist umso höher, je weniger beschrieben ist. Ein Festpreis ohne Leistungsbeschreibung ist deshalb typischerweise der teuerste Weg: Sie zahlen für Unsicherheit, die Sie selbst hätten auflösen können, und jede Abweichung wird zum Änderungsantrag.

Die Bitkom-Praxishilfe „Ausgewogene Vertragskonzepte“ beschreibt dieses Verfahren mustergültig: Beide Seiten dürfen Änderungen vorschlagen, der Anbieter prüft und legt ein Änderungsangebot mit Auswirkungen auf Leistungsbeschreibung, Termine, Mitwirkung und Vergütung vor. Bemerkenswert ist der Hinweis des Verbands, dass schon die Prüfung eines Änderungswunsches vergütet werden sollte — unter anderem, weil das die Projektleitung auf Kundenseite zu budgetbewusstem Arbeiten anhält und eine unkontrolliert hohe Zahl von Änderungswünschen verhindert. Genau dort entstehen in der Praxis die Nachforderungen.

Bei Abrechnung nach Aufwand tragen Sie das Mengenrisiko, bekommen dafür aber die Steuerung. Zwei Dinge sichern diesen Weg ab. Erstens die Kostenschätzung: Liegt dem Vertrag ein Kostenanschlag zugrunde, ohne dass der Anbieter für dessen Richtigkeit die Gewähr übernommen hat, muss er eine absehbare wesentliche Überschreitung nach § 649 BGB unverzüglich anzeigen; Sie dürfen dann kündigen. Zweitens die Etappen: Freigabe, Teilabnahme und Zahlung nach jedem Abschnitt begrenzen den Schaden auf eine Etappe.

Und eine Pflicht gilt in beiden Modellen für Sie: Nach § 642 BGB kann der Anbieter eine angemessene Entschädigung verlangen, wenn eine erforderliche Mitwirkungshandlung ausbleibt und er deshalb nicht weiterarbeiten kann. Testdaten, Ansprechpartner, Systemzugänge und Entscheidungen sind Teil des Projektplans — nicht Nebensache.

Was die Software nach der Abnahme kostet

Als Richtwert für Pflege und Wartung gelten etwa 15 Prozent der Entwicklungskosten pro Jahr, abhängig vom vereinbarten Service Level. Diese Größenordnung stammt aus dem Kostenmodell von Harry M. Sneed („A Cost Model for Software Maintenance & Evolution“, IEEE ICSM 2004). Der Markt für Standardsoftware bestätigt die Größenordnung von der anderen Seite: SAP setzte den Satz für Enterprise Support auf 22 Prozent des Lizenzpreises pro Jahr — eine Erhöhung von 17 auf 22 Prozent, über die die Computerwoche am 14. März 2008 berichtete.

Diese Prozente sind nur ein Ausgangspunkt für Ihre Planung. Dazu kommen Hosting und Datensicherung, die Aktualisierung von Fremdbibliotheken und Laufzeitumgebungen, und die Weiterentwicklung, die jedes benutzte System anzieht. Vergleichbar wird ein Angebot erst, wenn diese Posten getrennt ausgewiesen sind. Dieselbe Logik gilt bei KI-Vorhaben, nur mit anderen Blöcken — nachzulesen unter Was kostet KI im Unternehmen?

Woran Sie ein schwaches Angebot erkennen

Festpreis ohne Leistungsbeschreibung. Ohne Beschreibung gibt es keinen Maßstab dafür, was „fertig“ heißt. Der Preis ist dann eine Behauptung.
Keine Aufwandsschätzung je Posten. Eine Gesamtsumme lässt sich nicht vergleichen und nicht kürzen. Erst die Zeilen zeigen, wo gespart werden kann, ohne das Projekt zu beschädigen.
Keine Abnahmekriterien. Das ist nicht nur unordentlich, es ist riskant: Nach § 640 Absatz 2 BGB gilt ein Werk auch dann als abgenommen, wenn der Anbieter nach Fertigstellung eine angemessene Frist gesetzt hat und Sie die Abnahme nicht innerhalb dieser Frist unter Angabe mindestens eines Mangels verweigern. Wer ohne Kriterien in die Abnahme geht, kann im Zweifel keinen Mangel benennen.
Keine klaren Nutzungsrechte am Quellcode. Das Urheberrecht bleibt beim Entwickler. Sind die Nutzungsarten nicht ausdrücklich einzeln bezeichnet, bestimmt sich der Umfang nach § 31 Absatz 5 UrhG nach dem zugrunde gelegten Vertragszweck — Auslegung statt Sicherheit. Die Bitkom-Praxishilfe sieht für Individualsoftware als Regelfall ein einfaches Nutzungsrecht samt Bearbeitungsrecht und Herausgabe des Quellcodes vor; ein ausschließliches Recht gilt dort nur bei besonderen Umständen und gegen erhöhte Vergütung als ausgewogen. Ein Angebot, das dazu schweigt, lässt die wichtigste Frage offen.
Keine Mitwirkungsleistungen genannt. Wenn im Angebot nicht steht, was Ihr Team liefern muss und wann, ist der Zeitplan nicht belastbar.

Was Sie vor dem ersten Gespräch zusammenstellen sollten

Fünf Dinge verkürzen die Angebotsphase und machen jede Schätzung genauer:

Den Ablauf, nicht die Lösung. Wer macht heute was, in welcher Reihenfolge, mit welchem Werkzeug? Eine Seite Prosa reicht.
Die Rollen. Wer soll sehen, erfassen, freigeben, auswerten — und wer ausdrücklich nicht?
Die Mengen. Vorgänge pro Monat, Nutzer, Datensätze im Altsystem. Grobe Zahlen genügen, erfundene nicht.
Die Systeme, mit denen gesprochen werden muss, samt Hersteller, Version und der Frage, ob eine dokumentierte Schnittstelle existiert.
Die Entscheidung. Wer gibt frei, und wie schnell?

Mit diesen fünf Punkten ist eine Aufwandsschätzung je Posten eine Sache von Tagen statt Wochen — und Sie können Angebote tatsächlich vergleichen. Was in einem solchen Projekt passiert, von Fachkonzept über Architektur bis Betrieb, steht auf SaaS- und Software-Entwicklung. Wenn Sie den Ablauf lieber im Gespräch durchgehen: Kontakt.

Häufige Fragen

Was kostet es, eine Software entwickeln zu lassen?

Es gibt keinen Listenpreis, weil Aufwand bezahlt wird: Personentage mal Satz. Für den Satz gibt es Marktwerte — der Freelancer-Kompass 2026 von freelancermap nennt für Software- und Webentwicklung einen Median von 90 Euro pro Stunde. Die Menge der Tage entscheidet über den Preis, und die hängt an Rollen und Rechten, Schnittstellen, Datenübernahme und Prüfpflichten. Belastbar wird eine Zahl erst, wenn Ihre Anforderungen in Posten zerlegt und je Posten geschätzt sind.

Ist ein Festpreis bei Softwareentwicklung sinnvoll?

Nur gegen eine schriftliche Leistungsbeschreibung. Ohne sie kalkuliert der Anbieter seinen Risikozuschlag auf das, was er sich nicht erklären kann — und jede Abweichung landet im Änderungsverfahren. Günstiger für den Auftraggeber ist ein Festpreis für einen klar abgegrenzten ersten Abschnitt, danach Abrechnung nach Aufwand mit Freigabe je Etappe. Ein Festpreis auf eine Seite Stichpunkte ist kein Preisvorteil, sondern ein Streitpunkt mit Termin.

Was kostet die Pflege einer Software pro Jahr?

Als Richtwert gelten rund 15 Prozent der Entwicklungskosten pro Jahr, je nach vereinbartem Service Level — so das Kostenmodell von Harry M. Sneed, vorgestellt auf der IEEE-Konferenz ICSM 2004. Bei Standardsoftware liegt die Größenordnung ähnlich: SAP setzte den Satz für Enterprise Support 2008 auf 22 Prozent des Lizenzpreises pro Jahr. Dazu kommen Hosting und Weiterentwicklung. Wer diesen Block im Angebotsvergleich weglässt, vergleicht nur das erste Jahr.

Wem gehört der Quellcode einer in Auftrag gegebenen Software?

Das Urheberrecht bleibt beim Entwickler; Sie erhalten Nutzungsrechte in dem Umfang, den der Vertrag nennt. Steht dort nichts Genaues, bestimmt nach § 31 Absatz 5 UrhG der gemeinsam zugrunde gelegte Vertragszweck den Umfang — eine Auslegungsfrage, die Sie im Streitfall nicht gewinnen wollen. Die Bitkom-Praxishilfe zu ausgewogenen Vertragskonzepten sieht als Regelfall ein einfaches Nutzungsrecht samt Herausgabe des Quellcodes vor; ein ausschließliches Recht nur gegen erhöhte Vergütung. Lassen Sie Nutzungsrecht, Bearbeitungsrecht und Quellcode-Übergabe ausdrücklich in den Vertrag schreiben.

Was muss in einem Angebot für Softwareentwicklung stehen?

Eine Leistungsbeschreibung, eine Aufwandsschätzung je Posten statt einer Gesamtsumme, Abnahmekriterien, das Änderungsverfahren mit Preisfolge, die Mitwirkungsleistungen Ihres Teams mit Terminen, die Nutzungsrechte samt Quellcode und die laufenden Kosten nach der Abnahme. Fehlt die Aufwandsschätzung je Posten, können Sie zwei Angebote nicht vergleichen. Fehlen die Abnahmekriterien, ist später unklar, wann das Werk fertig ist.